El aprendizaje no puede detenerse. En los últimos meses nos hemos sobrecargado de webinars y charlas virtuales de diferentes temas y duraciones.

Sin embargo aún hay pocos talleres virtuales, ya sea porque quienes tienen talleres en persona no se animan a virtualizarlos o las personas expertas en algún tema no saben cómo dar el primer paso, de forma virtual.

En esta guía te sugiero algunos pasos y consejos para diseñar y facilitar talleres virtuales.

Algo que mencionaré es la presencia, tiene que ver con que las personas que participen del taller estén enfocadas en la experiencia sin pensar en algo externo.

Ahora sí, veamos qué hacer antes, durante y después del taller:

Antes

1. Definir el objetivo de aprendizaje

2. Delimita el contenido del taller

3. Prepara los materiales y herramientas

4.  Invitación al taller

Durante

5. Da la bienvenida

6. Desarrolla las dinámicas y momentos del taller

7. Cierre

Después

8. Evaluación

Antes

1. Definir el objetivo de aprendizaje

Antes de diseñar cualquier experiencia de aprendizaje es importante tener presente el porqué se realizará la misma.

¿Cuál es la necesidad de la persona a quién ofrecerás el taller? Puedes recabar información preguntando directamente a las personas a quienes les podría interesar el tema. O si ya has realizado el taller en formato físico puedes revisar la información que tengas.

Intenta enfocar el objetivo desde la perspectiva de las personas que tomarán la capacitación.

2. Delimita el contenido del taller

Escribe los temas generales que quieres tratar en el taller, siempre teniendo el objetivo de aprendizaje como punto de partida. Con esa base, puedes explicar de qué trata cada tema, qué aporta al objetivo de aprendizaje y agregar subtemas.

Con ese esquema puedes dividir los temas y subtemas en momentos, para ello es recomendable que pienses si el taller se realizará en una o más sesiones y la duración de las mismas.

Algunos de estos momentos pueden ser:

• Bienvenida / Cierre
• Check in / Check out
• Exposición de Temas
• Lluvia de ideas
• Trabajo Personal / Grupal
• Breaks o Recesos
• Espacios de conversación / interacción
• Introducción a Herramientas

Comienza a desarrollar cada momento, agrega todos los detalles que se te ocurran, esto te dará más herramientas para los siguientes pasos.

Un punto a considerar es que debe haber cierta apertura a que algún momento no pueda realizarse por falta de tiempo. El taller debe tener sentido incluso sin ese momento. Para ello en la lista de momentos indica cuáles son primarios y secundarios, de esta forma si falta tiempo puedes omitir los momentos secundarios.

3. Prepara los materiales y herramientas

Con la estructura de momentos del taller a mano haz la lista de materiales y herramientas que necesitarás para llevarlos a cabo.

Lo esencial, necesitarás una herramienta para realizar la videollamada: Zoom, Meet Google o Jitsi son algunas de las opciones más utilizadas.

Si en tu taller físico utilizas materiales como cartas, tarjetas o post-its puedes digitalizarlas utilizando herramientas como: Miro o Mural.

Para compartir materiales, textos o colaborar en tiempo real en un documento, puedes utilizar Google Drive (carpetas), Google Docs (documentos), Google Spreadsheets (planillas) o Google Slides (presentaciones).

4. Invitación al taller

Es importante que la invitación al taller sea lo más clara posible principalmente en lo que concierne a las herramientas a ser utilizadas y a las reglas del taller.

En cuanto a las herramientas es importante agregar los requerimientos básicos para el taller, si deben instalar algo o crearse una cuenta en alguna de las herramientas. Revisa si necesitarán una contraseña para ingresar a la videollamada.

Tener reglas claras en reuniones y talleres virtuales es muy importante para que la experiencia sea la mejor posible. Algunas recomendadas son:

• Que las personas estén cómodas, en un espacio tranquilo con una silla cómoda,
• que tengan auriculares,
• una buena conexión a internet (tener en cuenta que en ese momento otras personas en la casa no realicen actividades que precisen mucho ancho de banda),
• mantener la cámara siempre prendida (como si fuera en persona),
• vestidos como si hubiera sido en persona (no pijamas o en ropa interior),
• mantenerse siempre en silencio (mute) a menos que quieran intervenir,
• si quieren ir al baño que no se lleven el celular o la computadora consigo.

Quizás algunas de estas reglas puedan causar gracia, pero es importante tenerlas claras para que la experiencia de aprendizaje sea la mejor posible.

Durante

5. Da la bienvenida

En espacios virtuales es importante presupuestar 5 o 10 minutos para que todos se conecten, especialmente si es la primera vez que se utiliza esa herramienta, y para asegurarse que todas las personas escuchan y ven bien.

También es importante recordar las reglas (del punto anterior) y los puntos importantes de la herramienta a utilizar. Puedes preparar una diapositiva con las reglas y compartirla mientras se van uniendo las personas a la llamada.

Una buena práctica en talleres (en persona y virtuales) es la de hacer un check in o chequeo inicial para saber cómo está cada persona en ese momento y de esta forma comenzar con el ejercicio de presencia.

Ejemplo: ¿Cómo estás llegando al taller? Sentimientos, Situaciones.

6. Desarrolla las dinámicas y momentos del taller

Todo listo para desarrollar el taller. Las principales diferencias con un taller en persona es no poder observar o controlar la presencia de las personas. Para esto algunas herramientas de videollamada permiten tener una vista de galería para poder ver a todas las personas al mismo tiempo, siempre y cuando tengan sus cámaras prendidas.

Es importante recordar los tiempos en que se van a ir desarrollando las dinámicas, tener a mano los links de las herramientas a ser utilizadas o los documentos necesarios para cada momento.

Así también no se deben pasar por alto los recesos estipulados ya que la presencia en espacios virtuales de aprendizaje cuesta más sin los mismos.

Hay que ser pacientes si se necesitan utilizar herramientas nuevas ya que generalmente hay una curva de aprendizaje diferente para cada persona.

7. Cierre

Al finalizar el taller es importante hacer un check out o chequeo final para ver cómo se va cada persona y poder tener una primera impresión de cómo estuvo la experiencia de aprendizaje para el equipo.

Ejemplo: ¿Cómo te vas del taller? ¿Puedes describirlo en una palabra?

Después

8. Evaluación

Al día siguiente del taller es bueno enviar a quienes participaron un formulario en el cual puedan evaluar la experiencia, dando sugerencias de cómo mejorar.

Este formulario puedes crearlo con Google Forms, Typeform o SurveyMonkey.

De esta forma puedes saber cómo estuvo la experiencia y qué puedes mejorar en el siguiente taller.

Un desafío con beneficios

Adaptar un taller físico o en persona a uno virtual puede ser un poco complicado, sin embargo con las herramientas y momentos adecuados se logra transmitir la experiencia de aprendizaje aún con una pantalla de por medio.

Lo bueno de este desafío es que nos ayuda a seguir impartiendo talleres desde casa, quizás nos aporta un ingreso importante o extra. Y aunque quizás la razón por la cuál tuvimos que adaptar el contenido al formato virtual haya sido un contexto específico es algo que nos queda para cuando termine la cuarentena.

Te permitirá tener más alcance ya que gracias a la tecnología podrás brindar talleres a personas de ciudades, países o regiones que quizás no imaginabas llegar.

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Si necesitas ayuda en el proceso de virtualizar tu taller puedes revisar los contenidos que publico en instagram, en linkedin y en talleresvirtuales.co. Te gustaría comentar, preguntar o sugerir algo, escríbeme a talleres@gissejo.com